Inhoud

Inleiding
Artikel 1 Begripsbepalingen
Artikel 2 Verwerking van persoonsgegevens
Artikel 3 Soorten persoonsgegevens
Artikel 4 Beheer en toegang tot de persoonsgegevens
Artikel 5 Beveiliging en geheimhouding
Artikel 6 Bewaartermijnen
Artikel 7 Rechten van betrokkenen
Artikel 8 Klachten
Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

Inleiding

Wij, Proteqs Personeelsdiensten B.V. (hierna: Proteqs), zijn gespecialiseerd in de arbeidsbemiddeling in de breedste zin van het woord. De arbeidsbemiddeling vindt plaats in de vorm van detachering, payrolling, uitzenden en werving en selectie. Bij de uitvoering van de hiervoor genoemde werkzaamheden verwerken wij persoonsgegevens. Daarover leest u meer in dit privacy statement. Op deze website kunt u dit privacy statement te allen tijde raadplegen.

Eventuele schriftelijke verzoeken die betrekking hebben op bepalingen uit dit privacy statement kunt u richten aan: Proteqs Personeelsdiensten, Postbus 1012, 8200 BA Lelystad.

Artikel 1 Begripsbepalingen

a. persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
b. verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken door middel van doorzending, verspreiding of enige andere vorm van terbeschikkingstelling, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, uitwissen of vernietigen van gegevens;
c. verwerkingsverantwoordelijke: de verantwoordelijke die het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens vaststelt, is in de zin van dit reglement Proteqs Personeelsdiensten B.V.;
d. betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
e. kandidaat: een ieder die via ons solliciteert op een vacature die openstaat bij een van onze opdrachtgevers, evenals een ieder die zich bij ons inschrijft dan wel reeds ingeschreven staat om te worden ingezet als arbeidskracht bij een van onze opdrachtgevers via detachering, payrolling, uitzenden en/ of werving en selectie;
f. derde: ieder, niet zijnde de betrokkene, de verwerkingsverantwoordelijke of enig ander persoon die onder rechtstreeks gezag van ons als verwerkingsverantwoordelijke gemachtigd is om persoonsgegevens te verwerken;
g. toestemming: elke vrije, specifieke en op informatie berustende wilsuiting waarmee de betrokkene aanvaardt dat hem betreffende persoonsgegevens worden verwerkt;
h. beheerder: degene die namens ons de persoonsgegevens in beheer neemt en toeziet op de toegang, bewaking en beveiliging van de verzamelde persoonsgegevens, is in de zin van dit reglement: de Marketing Communicatie Manager;
i. de Autoriteit Persoonsgegevens (AP): College bescherming persoonsgegevens als bedoeld in artikel 51 van de AVG;
j. AVG: Algemene Verordening Gegevensbescherming, (Verordening EU 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad, 27 april 2016).

Artikel 2 Verwerking van persoonsgegevens

2.1 Van de volgende categorieën personen kunnen persoonsgegevens worden verwerkt:
a. Kandidaten;
b. (Contactpersonen van) opdrachtgevers;
c. Personen die een contactformulier hebben ingevuld op onze website.

2.2 Indien u een kandidaat bent in de zin van dit reglement, dan worden uw persoonsgegevens door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:
a. om contact met u op te nemen;
b. om te beoordelen of u geschikt bent voor een functie bij een van onze opdrachtgever(s);
c. om te beoordelen of uw wensen m.b.t. uw arbeidsvoorwaarden aansluiten op hetgeen onze
opdrachtgever(s) te bieden heeft/ hebben;
d. om de overeenkomst na te komen die u met ons sluit of reeds gesloten hebt;
e. om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
f. om u te benaderen t.b.v. een eventuele toekomstige arbeidsbemiddeling;
g. als u zich inschrijft voor het ontvangen van nieuwsbrieven, gebruiken wij uw gegevens om
u de nieuwsbrieven te sturen;
h. als u gebruik maakt van het online sollicitatieformulier, gebruiken wij uw gegevens om uw
sollicitatie te beoordelen en om contact met u op te nemen;
i. als u gebruik maakt van het formulier voor een open inschrijving, gebruiken wij uw gegevens
om te bezien of u (in de toekomst) kan worden ingezet bij een van onze opdrachtgevers en om contact met u op te nemen.

2.3 Indien u een (contactpersoon van) opdrachtgever bent in de zin van dit reglement, dan worden uw persoonsgegevens door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:
a. om de opdracht uit te voeren die u aan ons hebt verstrekt;
b. om te voldoen aan een wettelijke verplichting;
c. om u te informeren over nieuwe diensten die in relatie staan met eerder door u afgenomen diensten;
d. om facturen in rekening te brengen;
e. als u zich inschrijft voor het ontvangen van nieuwsbrieven, gebruiken wij uw gegevens om u de nieuwsbrieven te sturen.

2.4 Indien u het contactformulier hebt ingevuld op onze website, dan worden uw persoonsgegevens door ons verwerkt voor de volgende doeleinden:
a. om contact met u op te nemen;
b. om antwoord te geven op uw vraag.

Artikel 3 Soorten persoonsgegevens

3.1 Indien u valt onder de categorie personen als genoemd onder 2.1 onder a kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, geboortedatum, adres, postcode, woonplaats, telefoonnummer en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
b. een administratienummer dat geen andere informatie bevat dan bedoeld onder a;
c. gegevens betreffende gevolgde en te volgen opleidingen, cursussen en stages;
d. gegevens betreffende de functie of de voormalige functie, alsmede betreffende de aard, de inhoud en de beëindiging van het dienstverband;
e. gegevens betreffende het salaris, evenals een salarisindicatie betreffende het voor u gewenste salaris;
f. gegevens met het oog op de administratie van de aanwezigheid, beschikbaarheid en afwezigheid in verband met de inzetbaarheid bij opdrachtgevers;
g. gegevens die worden opgenomen met het oog op de arbeidsomstandigheden;
h. andere gegevens, dan bedoeld onder a tot en met h, waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van een andere wet.

3.2 Indien u valt onder de categorie personen als genoemd onder 2.1 onder b kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
b. andere gegevens, dan bedoeld onder a, waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

3.3 Indien u valt onder de categorie personen als genoemd onder 2.1 onder c kunnen de volgende persoonsgegevens worden verwerkt:
a. naam, voornamen, voorletters, titulatuur, geslacht, telefoonnummer, e-mailadres en soortgelijke voor communicatie benodigde gegevens;
b. andere gegevens, dan bedoeld onder a, waarvan de verwerking wordt vereist of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

3.4 De verwerking van de in artikelen 3.1 t/m 3.3 genoemde persoonsgegevens berust niet op een wettelijke en/of contractuele verplichting. U bent als betrokkene niet verplicht om de persoonsgegevens te verstrekken. Indien u als kandidaat de in artikel 3.1 genoemde persoonsgegevens niet verschaft, dan zou dat er wel toe kunnen leiden dat u niet of verminderd inzetbaar bent bij onze opdrachtgevers. Indien u als (contactpersoon van een) opdrachtgever de persoonsgegevens als genoemd in artikel 3.2 niet verschaft, dan zou dat er toe kunnen leiden dat wij niet rechtstreeks contact met u op kunnen nemen en, indien er geen andere contactgegevens ter beschikking worden gesteld, dan zou dat er in het uiterste geval in kunnen resulteren dat we geen opdrachten van u kunnen aannemen. Als u het contactformulier hebt ingevuld en u heeft de contactgegevens als genoemd onder 3.3 niet (volledig) aangeleverd, dan kan dat er in resulteren dat we geen contact met u kunnen opnemen.

Artikel 4 Beheer en toegang tot de persoonsgegevens

4.1 Behoudens daartoe strekkende wettelijke voorschriften in wet- en regelgeving, hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens degenen die belast zijn met het beheer van het bestand of degenen die in verband staan met de verwerking van persoonsgegevens of die daarbij noodzakelijk zijn betrokken, waar onder al onze werknemers.

4.2 Persoonsgegevens van kandidaten kunnen door ons worden gedeeld met de opdrachtgevers bij wie wij arbeidsbemiddeling aanbieden.

4.3 Indien u als kandidaat wordt ingezet als arbeidskracht bij een van onze opdrachtgevers via detachering, payrolling of uitzenden, dan verstrekken wij uw persoonsgegevens aan:
HelloFlex People Services Holding B.V., HelloFlex People 200 BV, HelloFlex People 201 BV en/of HelloFlex People 300 BV, hierna tezamen genoemd: ‘HelloFlex People’. HelloFlex People verzorgt onze backoffice.

Artikel 5 Beveiliging en geheimhouding

5.1 Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies of tegen enige vorm van onrechtmatige verwerking. Deze maatregelen garanderen, rekening houdend met de stand van de techniek en de kosten van de tenuitvoerlegging, een passend beveiligingsniveau gelet op de risico’s die de verwerking en de aard van te beschermen gegevens met zich meebrengen. De maatregelen zijn er mede op gericht onnodige verzameling en onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

5.2 Een ieder die handelt onder het gezag van ons ter naleving en uitvoering van de verwerking van persoonsgegevens waar dit privacy statement betrekking op heeft, is tot geheimhouding verplicht. Geheimhouding is niet van toepassing voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit hun taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

Artikel 6 Bewaartermijnen

6.1 Wij bewaren uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de verwezenlijking van de doeleinden waarvoor de gegevens zijn verzameld. Afgezien van de situatie waarbij u op ons verzoek toestemming geeft om uw persoonsgegevens langer te bewaren, verwijderen wij uw persoonsgegevens na het verstrijken van de termijnen als genoemd in artikelen 6.2 t/m 6.4.

Kandidaten

6.2 Uw persoonsgegevens worden verwijderd binnen twee jaar nadat:
a. de detacheringsovereenkomst op grond waarvan u werkzaamheden verrichtte bij een van
onze opdrachtgevers tot een einde is gekomen;
b. de payrollconstructie op grond waarvan u werkzaamheden verrichtte bij een van onze
opdrachtgevers tot een einde is gekomen;
c. de uitzendovereenkomst op grond waarvan u werkzaamheden verrichtte bij een van onze
opdrachtgevers tot een einde is gekomen;
d. u bij een van onze opdrachtgevers in dienst bent getreden via onze werving en selectie;
e. u zich bij ons heeft ingeschreven door op een bepaalde functie te solliciteren, dan wel door u in te schrijven voor onze arbeidsbemiddeling en u binnen twee jaar na die inschrijving geen werkzaamheden op basis van detachering, payrolling, uitzenden en/ of werving en selectie bent gaan verrichten bij een van onze opdrachtgevers.

(Contactpersonen van) opdrachtgevers

6.3 Uw persoonsgegevens worden verwijderd binnen twee jaar nadat uw organisatie gebruik heeft gemaakt van onze arbeidsbemiddeling op basis van detachering, payrolling, uitzenden en/ of werving en selectie.

Personen die een contactformulier hebben ingevuld op onze website

6.4 Uw persoonsgegevens worden verwijderd binnen twee jaar nadat u het contactformulier hebt ingevuld.

Artikel 7 Rechten van betrokkenen

7.1 U heeft als betrokkene het recht om de persoonsgegevens, die u aan ons hebt verstrekt, in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze aan een andere organisatie over te (laten) dragen.

7.2 Indien de grondslag van de verwerking is gebaseerd op uw toestemming, als bedoeld in artikel 6 lid 1 sub a of artikel 9 lid 2 sub a AVG, dan heeft u als betrokkene te allen tijde het recht die toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking op basis van de toestemming vóór de intrekking daarvan.

7.3 U heeft als betrokkene het recht om ons te verzoeken om u inzage te geven in de door ons verwerkte persoonsgegevens. Wij delen u schriftelijk binnen vier weken mee of de betreffende persoonsgegevens worden verwerkt.

7.4 Indien u onjuistheden constateert, dan kan er een verzoek worden gedaan tot verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming. Dit verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Wij berichten u binnen vier weken na ontvangst van het verzoek schriftelijk of dan wel in hoeverre wij daaraan voldoen. Een weigering is met redenen omkleed.

7.5 Indien de verwerking van persoonsgegevens plaatsvindt op de grondslag dat die verwerking noodzakelijk is voor ons gerechtvaardigde belang dan staat u de mogelijkheid tot uw beschikking om te allen tijde verzet aan te tekenen.

7.6 Wij beoordelen binnen vier weken na ontvangst van het verzet of het verzet gerechtvaardigd is. Indien dit het geval is dan beëindigen wij onmiddellijk de verwerking.

Artikel 8 Klachten

8.1 Indien u van mening bent dat de bepalingen uit dit privacy statement niet op aanvaardbare wijze zijn nageleefd, dan kan u zich wenden tot de Autoriteit of de bevoegde rechtbank.

Artikel 9 Inwerkingtreding en citeertitel

9.1 Dit privacy statement treedt eerst in werking op 25 mei 2018.